IT-Universitetet søger studentermedhjælper til ph.d.-administration

IT-Universitetet i København søger en engageret og ansvarsfuld studentermedhjælper til vores ph.d.-team, som varetager administrative opgaver og giver administrativ support til ph.d.-studerende, ph.d.-vejledere og ph.d.-ledelsen. Teamet er en del af studieadministrationen.

Du skal bl.a.:

• Håndtere ph.d.-kurser. Du vil være ansvarlig for annoncering af ph.d.-kurser på itu.dk og phdcourses.dk, indhente deltagerliste over beståede fra kursusansvarlig, udarbejde diplomer, arkivere diplomer i ESDH-system, sende diplomer til ph.d.-studerende, registrere godkendte ECTS-point i ph.d.-systemet samt bestille forplejning.
• Udarbejde og datatjekke bekræftelsesbreve og transcript of records
• Opdatere ph.d. guide på intranettet (i systemet Sitecore)
• Opdatere hjemmeside, tjekke links, mv.
• Håndtere opgaver relateret til ph.d.-afhandlinger. Du vil have korrespondance med ph.d.-studerende, indhente godkendelser af rettelser fra ph.d.-skoleleder, lave omslag (InDesign). Derudover vil du have korrespondance med leverandør vedr. tryk, indhente tilbud og prøvetryk, sende prøvetryk til ph.d.-studerende, distribuere endelig trykt afhandling til ph.d.-studerende, oprette afhandling i forskningsportalen PURE og på itu.dk
• Øvrig opgavehåndtering såsom mailbesvarelse og bidrage med hjælp til dataopgaver og andre ad-hoc opgaver i ph.d.-teamet eller afdelingen

Dine kompetencer

Vi forventer, at du:

• er systematisk, struktureret og kan bevare ro og overblik
• har erfaring med og flair for at arbejde i komplekse it-systemer
• har interesse for administration og systembaserede driftsopgaver og den respekt, de kræver for korrekte data og data-flow
• er god til at kommunikere. Det er en forudsætning, at du både taler og skriver dansk og engelsk
• trives med forskellige opgaver

Ph.d.-teamet

Ph.d.-teamet består af tre fuldtidsansatte kollegaer, som vil sørge for en god oplæring i opgaverne og give sparring om dine opgaver.

Afdelingen

Studieadministrationen består af ca. 45 medarbejdere, herunder enkelte studentermedhjælpere, og varetager en bred portefølje af opgaver, der understøtter universitetets uddannelser, studerende og undervisere.

Din profil

Vi forventer ikke en specifik uddannelsesbaggrund, men du skal have mindst 1 år tilbage på din uddannelse og interesse i at varetage jobbet i mindst 1 år.

IT-Universitetet tilbyder

ITU tilbyder et job i et internationalt miljø med dygtige og hjælpsomme kollegaer. Vi har en behagelig og uformel omgangstone. Du vil have mulighed for at få indflydelse på tilrettelæggelsen af dit arbejde og have ansvar for egne opgaver. Derudover vil du få kendskab til og færdigheder inden for arbejdsgange i en offentlig organisation samt erfaring med anvendelse af digital systemunderstøttelse

Ansættelsesvilkår

Ansættelsen sker i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og HK. Stillingen ønskes besat pr. 15. maj 2025 eller snarest derefter.

Vi forestiller os en arbejdstid på gennemsnitligt 7-12 timer pr. uge. Det meste af arbejdstiden skal foregå fysisk på IT-Universitetet indenfor tidsrummet 9-15. Dagene kan tilpasses efter din undervisning. Enkelte opgaver kan varetages på distancen, når du er oplært.

Du er velkommen til at kontakte Jeppe Falk Hedal, jfhe@itu.dk, hvis du ønsker yderligere information om stillingen.

Ansøgningsprocedure

Du kan søge stillingen igennem vores e-rekrutteringssystem. Søg ved at trykke på knappen "Søg stillingen" nederst i stillingsannoncen på vores hjemmeside.

Ansøgningsfristen er den 22. april 2025 kl. 12:00.

Samtaler forventes afholdt i uge 17 og uge 18.

På IT-Universitetet har vi et internationalt miljø og ser mangfoldighed som en værdifuld ressource. Vi lægger stor vægt på at understøtte et inkluderende arbejdsmiljø for alle vores medarbejdere og opfordrer derfor alle kvalificerede ansøgere uanset alder, køn, religiøse tilhørsforhold eller etnicitet til at søge stillingen.